Не е тайна, че работните срещи могат да се превърнат в огромни „крадци на време“. Често, служители избягват да ги посещават, защото усещат, че не извличат максимума от тях, и мислят, че те просто ги разсейват от техните по-належащи задачи. Само че, те дават шанс на вашите служители да се съберат и да дискутират проблем. Диалогът, който се случва там, може да се превърне в катализатор на нова идея или иновация. Ето няколко съвета, чрез които ще успеете да реализирате пълния потенциал на всяка работна среща.

Покажете, че цените приноса на служителите

Вашите служители са мотивирани да вземат участие в среща или конференция, когато усещат, че със своя принос те могат да повлияят на процесите в компанията. За целта трябва да покажете, че вземате под внимание мнението и предложенията на своите служители. Ако работещ при вас изрази притеснение или предложи нова идея, трябва да покажете, че обмисляте внимателно. Дори и в последствие да отхвърлите идеята, не пропускайте да дадете обратна връзка на съответния служител, като обясните защо идеята не е подходяща в момента и да благодарите за неговия принос.

Формулирайте цел на събитието

Дефинирането на цел на събитието ви помага да се фокусирате и да не се разсейвате с излишни въпроси. Целта ви трябва да е конкретна, постижима и свързана с подобряването на работата на всички присъстващи. Можете да откриете събитието като обясните каква е целта на вашите служители. По този начин всички ще бъдат по-съсредоточени и по-мотивирани да доведат срещата до успешен финал.

Освен това, целта може да се окаже мерител на успеха за това дали проведената среща е била ефективна. Ако постигнете целта си, значи методите ви са били ефективни, ако не – значи трябва да промените подхода си. И в двата случая винаги след края на събитието обмислете в каква степен събитието е отговорило на вашите очаквания и какво можете да подобрите
следващия път.

izbyagvayte_da_pravite_promeni_v_poslednata_minuta.jpg

Created by Jcomp - Freepik.com

Дайте шанс на своите интровертни служители да вземат участие

Много интровертни служители могат да се чувстват некомфортно да дават предложения или да задават въпроси по време на работни срещи. Добър вариант е да направите профил на срещата в сайт като Sli.do. Там участниците в срещата ще могат да задават въпроси, възникнали по време на срещата, а говорителят на събитието ще може да им отговори в удобно за него време. Ако въведете опцията да се дават въпроси и мнения анонимно, вашите служители ще се чувстват по-спокойни да питат за нещо, което не им е ясно, и да дадат своето искрено мнение. Разбира се, не трябва да ограничавате своите екстровертни служители да изказват своите въпроси на глас.

Избягвайте да организирате срещи в понеделник

Понеделник е денят, когато вашите служители се връщат в офиса, освежени от почивката в края на седмицата. В този ден те трябва да си създадат добра работна рутина, която дава тона на тяхната работа до края на работната седмица. Ако насрочите срещите за понеделник, вие прекъсвате този естествен процес на напасване към работното място. Освен това, в понеделник много от работещите ще искат да споделят своите преживявания през почивните дни, което дава повод за странични разговори извън темата. По добра стратегия е, ако случаят позволява, да отложите срещите за по-нататък в седмицата.

Останете прави

Вместо да влизате в познатата рутина където участниците са седнали, а един говори прав, поканете всички да се изправят. Това ще подобри тяхната концентрация и ще бъде приятна промяна насред цял ден седене пред компютъра. По този начин се избягват общите приказки и разсейващите въпроси. Вашата дискусия става по-фокусирана.

izbyagvayte_da_organizirate_sreshchi_v_ponedelnik.jpg

Канете само хората, които е необходимо

Времето на вашите служители е ценно както за тях, така и за вас. Избягвайте да ги разсейвате от техните задължения с работни срещи, които не са директно свързани с тяхната дейност в компанията. Още през 1913, Ringlemann установява, че когато малко хора работят по проект, те дават максимума от себе си. Ако решите да им помогнете, като включите още хора, те започват да полагат по-малко усилия. Колкото повече хора добавяте, толкова по-ниска е средната продуктивност на всеки един човек поотделно. За да избегнете това, канете само тези, които е наистина необходимо да присъстват. Това ще направи вашите срещи по-кратки, по-компактни и по-продуктивни.

Избягвайте да правите промени в последната минута

Когато определите време и място за среща, вашите служители винаги си правят планове как да разпределят задачите си така, че да вмъкнат срещата в деня си. Преди да отмените или да промените часа, мястото или датата на такава среща, помислете за усилията, които са били положени от служителите ви, за да могат да присъстват. Затова избягвайте да правите такива промени, особено в последната минута. В случай, че промяната е неизбежна, се извинете на всички засегнати и по възможност дайте добра причина.

Още полезни съвети за провеждането на срещи ще получите в обучението по английски English for Meetings. В този специализиран модул ние дискутираме как да планирате, отлагате и отменяте срещи, как да дават предложения по време на дискусии, как да изразяват съгласие и несъгласие с идеите на техните колеги. С поредица от ролеви игри и разиграване на ситуации, вашите служители ще свикнат с формата на работната среща и как да извлекат максимума от нея. В допълнение към това, езиковото обучение набляга върху подходящи изрази и фрази, които ще превърнат служителите ви от наблюдатели в дейни участници във всяка среща.

Още за модула English for Meetings ще научите на този страницата на BRITANICA. За повече информация можете да се свържете с нас на email: corporate@britanica-edu.org или на телефон +359 2 466 66 94.